İnsan Kaynakları Çalışanı “Goygoycu” Mudur?

Türkiye'nin en bilinen özel hastanelerinden birinde hasta hakları bölümünde takım lideri olan kuzenim tarafından belirtildi bu sıfat. Birkaç yıldır görüşmemiştik ve işlerimizden bahsederken ben İnsan Kaynakları (İK) çalışanı olduğumu söylediğimde, “Biz onlara goygoycu diyoruz.” dedi.

Bir İK Profesyoneli olarak kendime sordum. Biz gerçekten “goygoycu” muyuz? Dışardan öyle mi görünüyoruz? 

Tabii ki İnsan Kaynakları çalışanları goygoycu değildir. Peki biz sessiz sedasız odamızda neler yapıyoruz? Detaya çok inmeden kısaca bahsedeceğim.

Öncelikle bizim işlerimiz aylık rutinlerle doludur. Bordro ve ücret ödemeleri (Bordro deyip geçmeyelim burada SGK primleri, gelir vergisi, ek ödemeler, maaş hacizleri, BES kesintileri, performans prim hesaplamaları gibi birçok ücret eki ve kesintisi), SGK e-bildirgesi, İşe giriş-çıkış SGK bildirimleri, rutin raporlamalar (personel maliyetleri, bütçe, personel devir hızı, eğitim katılımları ve diğer departmanlar ve yöneticiler tarafından talep edilen spesifik olarak hazırlanmış daha bir çok rapor) rutin işlemlerimiz arasındadır.

Rutin dışı işlemlerimiz de şirket ihtiyaçlarına ve yılın hangi zamanında olduğumuza göre değişir. 

İşe alım yapılacaksa ilgili yönetici ile aranan özelliklerin görüşülmesi, ilan hazırlanması, başvuruların süzülmesi, adayların davet edilip görüşülmesi sürecini yönetiriz. Personel devir hızı düşük bir şirketteyse şanslıdır İK çalışanı ama yüksekse oldukça zaman alan ve yorucu bir iştir. Örneğin benim 1 günde yaptığım mülakat rekorum 52 aday; 52 kez adaylara aynı işi, aynı koşulları, aynı detayları aktardım ve 52 kişiyi hem özgeçmişlerinden hem mülakat sırasındaki hal ve söylemlerinden analiz etmeye çalıştım. Tahmin edin günü bitirdiğimde durumum nasıldı?

İşe alım süreci mülakatlarla da bitmez. İşbaşı yapılan gün oryantasyon verilir. Çalışanın kullanıcısının açılması, bilgisayar ve diğer kullanacağı zimmetlerinin taleplerinin yapılması, etrafı gezdirmek, ekiple tanıştırmak gibi dışardan goygoy gibi görünen ancak bizim görevimiz olduğu için zaman ayırmak zorunda olduğumuz görevlerimizden biridir.

Çalışanla ilgili bir sorun olduğunda ilk bize gelinir. Savunma/ihtar/geri bildirim süreci de bizim takibimizdedir. İşten çıkarılacaksa ve hukuki işlem gerekiyorsa zaten oldukça zamanımızı alır. Biz İK çalışanları çok iyi İş Kanunu biliyor olmamıza rağmen çıkarılacak kişinin yöneticisi avukat görüşü ister. Çünkü ödenecek kıdem/ihbar tazminatları ve muhtemel dava sonucunda çıkacak diğer ödemelerin departmanın giderini arttırması yöneticisinin sorumluluğundadır. 

İzin kullanacak olanlar bize gelir, matbu herhangi bir evrak isteyenler bizle ilgili olmasa dahi bize gelir, resmi yazışma yapılacaksa bizden destek istenir. 

Birisi bayılabilir, elini kesebilir, öğle arası top oynarken düşebilir; acile gider ve iş kazası bildirimi yapılması gerekir. Bir de bize bildirilmemişse iş kazası bildirilmemesinden gelen  idari para cezasının açıklamasını yöneticimize biz yaparız.

Birçok şirkette İK ile İdari İşler birliktedir ve bir İKcı aynı zamanda idari işlerci oluverir. Kırtasiye, mutfak ihtiyaçları, personel servisi, öğle yemeği gibi işlerle de ilgileniriz. Yani ay sonu bordroları yetiştirmeye odaklanmışken biri gelip çay/kahve bitti acil almamız lazım diyebilir  ya da uçak bileti, otel rezervasyonu isteyebilir. Yeni bir servis aracı geldiyse aracın yaşı, km’si, kaza sigortası olup olmadığı sorgulanıp ilgili evraklar firma dosyasına eklenmelidir. Yemeklerden şikayet edilmeyen bir firma hiç görmedim hep kötü polis biz oluruz ve firmaya şikayetleri biz iletiriz. Şirket hattı çekmeyebilir, şirket aracının 10000 bakımı için servis randevusu talebi gelebilir. Ofiste yürürken asla kafamız yerde olamayız, temizlik, düzen, tadilat gerekiyorsa müdahale etmemiz gerekir, her an dikkatli olmalıyızdır.

İş sağlığı ve güvenliği konusunda da uygunsuz davranış görürsek müdahale eder, İSG uzmanına bildirilecekse bildiririz.

İşten ayrılmış bir personel arabulucuya başvurduysa arabulucu görüşmesine gideriz. Arabulucuda anlaşılamadıysa dava açılmış olabilir. Dava dosyasına eklenmek üzere aylar hatta yıllar önce arşivlenmiş puantaj, bordro, özlük dosyası gibi personele ait tüm evraklar arşivden bulunup avukata gönderilir.

Bir İKcı biraz da empati konusunda başarılıysa şirketin Güzin Ablasıdır. Çalışanların bireysel problemlerini dinler ve imkanlar dahilinde çözmeye çalışır. Çalışanlar Patrona/Yöneticiye söyleyemediklerini iletmemiz için bizden destek ister.

Şirket içi eğitimler konusu çok detaylıdır. Verilen rutin eğitim planı dışında talep üzerine çalışır bir eğitim dokümanı/sunumu hazırlar sunarız. Şirketin ana faaliyet konusuna göre verilen periyodik eğitimleri takip ederiz. Eğitim bir kurum tarafından verilecekse kurum araştırıp fiyat toplarız.

Şirkette bir iç iletişim departmanı yoksa tüm duyurular, yeni kararlar bizim tarafımızdan hazırlanıp yayınlanır.

Şirket içi etkinlikleri biz organize ederiz.

İşten ayrılan personele istifasını yazdırır, üzerindeki zimmetlerini teslim alırız. Bilgisayarını bile bilgi işlem değil biz teslim alırız. İşten çıkış mülakatı yapar form doldururuz. Ekibe işten çıkan kişinin bildirimini yaparız.

Muhasebe ile her ay sonu yapılan, personel ücret ve sgk gider hesabı kayıtlarının mutabakatlaşmasından bahsetmiyorum bile… Oldukça zorlayıcı bir süreçtir.

Bunların ne kadarı diğer departmanlarca bilinir? Asıl soru bilinmeli mi?

Bilinmiyor ve bilinmemeli... İK süreçleri başından sonuna gizlilik içerisinde yürütülür. Ekibe yeni katılan tecrübesiz her İK çalışanına kurulan ilk cümle budur. Dışardan sadece mülakat yaptığımızı, eğitim verdiğimizi görüyor olmanız görev tanımımızın sadece bunlarla sınırlı olduğu anlamına gelmiyor. 

Sonuç olarak iyi bir İK profesyoneli olmak kolay değildir. Tam konsantrasyon ve iyi ajanda kullanımı gerektirir. Böyle bir iş yüküne ve dışardan önyargıyla kurulan cümlelere rağmen işini sevmeyen bir İK çalışanı görmedim. Biz İK Profesyonelleri işimizi seviyor, yaptıklarımızla gurur duyuyoruz. Bizler şirketteki diğer departmanları müşterimiz olarak görüp iyi hizmet vermeye çalışıyoruz. Tüm çalışanların motivasyon ve verimliliklerini önemsiyoruz, kendileri istemese dahi onları analiz ederek kendilerine en uygun görevde çalışmaları için çabalıyoruz.

Buraya kadar okuduysanız siz değerli okuruma teşekkür ederim. Biz İK çalışanlarını biraz tanıdınız ve bunu sağlayabildiğim için mutluyum. İnsan Kaynakları ile ilgileniyorsanız bloğumdaki diğer yazılılarıma da göz atabilirsiniz. İyi okumalar.